Ne plus jamais rien oublier avec une to do list.

Nous avons une capacité plus ou moins développée à mémoriser les tâches que nous devons réaliser. Malgré tout, cette pression de vouloir tout retenir est contreproductive.

Comment voulez-vous être efficace si vous avez constamment une “nuage noir” de pensées parasites ?

C’est là que la “to do list” entre en jeu. Popularisé en même temps que la culture anglo-saxonne, cet outil est décrit dans le livre “La 25e heure”.

Pourquoi utiliser une to do list ?

Plutôt que d’essayer de se rappeler toutes les tâches que nous devons effectuer, se les noter et utiliser son outil de prise de notes (papier-crayon, Notion, Google Docs…) comme une “mémoire externe”.

Il est possible d’en tirer 3 bénéfices : 

• On peut tout à fait oublier temporairement ce qui vient d’être écrit et se concentrer sur une tâche prioritaire. Il suffira de relire sa to do list pour se le remémorer.
• L’action d’écrire constituerait un “pacte” avec soi-même pour achever l’action inscrite. Cela constituerait donc un premier pas en avant pour la réalisation.
• Visualiser l’ensemble des actions à effectuer facilite l’anticipation de sa charge de travail. Les priorités émergent plus facilement.

L’utilisation d’une to do list m’a-t-elle fait gagner en efficacité ?

Dans le cadre de l’alternance, je note davantage les actions à effectuer, en raison de nombreux oublis lors des 6 premiers mois qui ont nui à la performance collective. Les actions étaient difficilement priorisées et les tâches à fort impact n’ont pas été réalisées au mieux. 

Dans un contexte où les sollicitations sont nombreuses, la to do list contribue à la planification des tâches. En estimant une durée pour chaque tâche, je visualise la quantité de travail réalisable sur la semaine. Mes semaines de travail s’organisent de plus en plus en avance car chaque élément est ajouté dans le planning. Lorsqu'une nouvelle tâche s’ajoute, il est possible d’estimer quand elle pourra être réalisée, sauf si besoin de reprioriser.

J’envisage d’associer l’utilisation de la to do list, avec la méthode des “trois grosses pierres” de Steven Covey, auteur du livre “The 7 Habits Of High Effective People”, ou la méthode MoSCoW. Ces deux méthodes sont reconnues pour définir l’importance des actions. Le temps accordé aux actions doit correspondre à leur importance vis-à-vis de nos objectifs. Cette thématique et ces méthodes sont abordées dans “la 25e heure”.

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Enfin, il est possible de scinder sa to do list en 3 listes distinctes pour plus de clarté.

• To do list, les actions que nous devons effectuer.
• Waiting for list, les actions à faire par d’autres que nous devons suivre.
• Maybe list, les choses que nous aimerions effectuer dans plusieurs mois/années.

Il est possible de catégoriser la maybe list (cinéma, sport…), afin de l’utiliser dans le cadre de projets personnels.

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