La méthode simple pour améliorer sa productivité.

Bonjour à tous, aujourd’hui, j’aborde une thématique simple, la prise de notes. Un indispensable pour certains, une plaie pour d’autres. Quelque chose qui m’a sauté aux yeux dans le monde de l’entreprise par rapport à l’école, tout le monde vient en réunion avec son papier/crayon.

La prise de notes, un outil ultra-efficace

Cela fait presque 1 an que j’évolue au Centre E.Leclerc Saint-Médard. Les choses ont évolué dans le bon sens depuis mon arrivée. Il a été nécessaire de prendre les bonnes habitudes pour intégrer le fonctionnement de l’équipe et collaborer efficacement. L’élément central de ma progression est la prise de notes, chose évidente pour certains. Malgré tout, je n’avais jamais été confronté à un contexte nécessitant son application. Aujourd’hui je me demande comment j’ai pu faire sans pendant autant de temps. Au lycée, cela m’aurait grandement aidé pour organiser ma charge de travail en parallèle de mon activité sportive très demandeuse en temps (beaucoup de trajets).

L’avantage principal est la capacité à garder en tête l’ensemble des projets à mener et des tâches à réaliser tout en libérant de la charge mentale. En effet, le besoin de retenir toutes les informations disparaît. On retrouve ainsi la possibilité de mieux se concentrer sur les tâches en cours. Je découvre maintenant son intérêt dans l'apprentissage et la connexion d’idées pour les développer. Noter une nouvelle notion renforce l’apprentissage avec la reformulation et facilite la relecture. Toutes les notions relatives à un sujet sont désormais centralisées et condensées, on relit uniquement l’essentiel. En somme, il y a tout intérêt à le faire car disposer d’un deuxième cerveau à portée de main facilite la prise en main de sujets complexes.

La prise de notes, mes bonnes pratiques.

Désormais intégrée à la fois dans mon quotidien personnel et professionnel, voici quelques principes que j’applique pour prendre et organiser mes notes : 

• Tout noter, littéralement, avec des mots simples (cf. La 25e Heure). Une pensée ? Je note. Une tâche à faire ? Je note. Une notion trouvée dans une ressource externe (livre, réseaux sociaux, échanges…) ? Je note beaucoup de choses, attention cependant à ne pas abuser pour préserver la lisibilité, il faut prioriser (“quality over quantity”).
• Relire régulièrement ses notes. Pourquoi noter si on ne relit jamais ? Je relis régulièrement mes notes pour me remettre en tête les sujets et certains chiffres clés (objectifs, étude de marché…). On priorise ses actions avec des éléments disponibles visuellement. C’est l’idéal pour justifier une décision et s’y tenir. À la relecture, on a parfois le sentiment d’illumination quand on retrouve une note importante générant un gain de temps immédiat. Cette dernière génère parfois des idées nouvelles en raison du contexte ayant évolué. Une journée/semaine, peut étonnamment changer notre perspective sur un sujet.
• Structurer ses notes. Utiliser des couleurs différentes, surligner, souligner pour démarquer visuellement certaines informations en fonction de leur priorité. Il est pertinent de définir des espaces de prise de notes spécifiques pour une activité ou trier ses notes selon leur type. Par exemple, j’ai constitué un système de prise de notes pour le travail et un autre pour la maison. Le contexte est très différent, les outils utilisés le sont également. Je sépare mes notes en deux espaces, un pour la To-do list (éléments d’actions), l’autre pour les notes d’apprentissage (éléments statiques). Je regroupe les éléments par temporalité et thématique. Le gain d’efficacité n’est pas négligeable, on ne lit pas les éléments qui ne sont pas en rapport avec l’activité en cours (quand la quantité de notes augmente, cela a toute son importance).

La prise de notes, pour aller encore plus loin.

Des méthodes existent pour aller plus loin. Une lecture est plébiscitée par les amateurs de “knowledge management”, How to take smart notes de Sönke Ahrens. C’est une introduction à la méthode allemande Zettelkasten développée par Niklas Luhmann. Cet homme est réputé pour sa productivité, +70 livres et + 400 articles universitaires sur différents sujets, à partir de son système de prise de notes. On estime qu’il a réalisé plus de 90 000 zettels (1 zettel = 1 note traitant d’une notion unique. Cf notion d’ ”atomic notes”). Pour rappel, il a vécu au XXe siècle (1927 - 1998), sans les outils informatiques modernes, il est clair qu’il a perfectionné son système pour utiliser et prendre ses notes.

La méthode Q/E/C, pour Question/Evidence/Conclusion est une autre approche de la prise de notes. Utilisable en combinaison avec la méthode Zettelkasten, il s’agit d’adopter une posture active, d’esprit critique et de compréhension lors de l’étude d’un livre ou la participation à une conversation. Pour l’utiliser il faut lier les questions soulevées par son interlocuteur ou liées au sujet, les arguments et les conclusions (relever celles énoncées par l’auteur ou les déduire), pour cerner son propos et réaliser une analyse détaillée. Il existe des fiches modèles disponibles sur le web pour en comprendre la structure. 

Ce sont des axes d’améliorations à mon système actuel. La progression est complexe car les notions s’intègrent au fil du temps. Il faut expérimenter pour se les approprier correctement tout en acceptant une perte d’efficacité dans un premier temps.

Conclusion

La prise de notes est l’outil le plus simple et le moins valorisé par rapport à son efficacité. L’investissement en temps que représente l’écriture de chaque élément est complètement justifié par le temps gagné ensuite. C’est une solution presque incontournable dans un monde moderne où le nombre d’informations disponibles ne cesse de croître. Elle offre la possibilité de garder en mémoire un grand nombre d’informations et de les réutiliser efficacement pour développer nos connaissances. On a la possibilité d’utiliser des outils très sophistiqués pour appliquer ces méthodes. Dans ce domaine la référence est Obsidian pour sa fonctionnalité de liens visuels entre les notes, semblable à la constitution d’un réseau de neurones.

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